tenue des comptes

Gestion des coopératives

Aide à la tenue des comptes

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Aide à la tenue des comptes sur le cahier OCCE (bleu)

1 - La première ligne à remplir sur le cahier de compte (en gris) ne doit comporter qu'un seul nombre : le reliquat de l'année précédente appelé " report à nouveau " dans la colonne situation. Les colonnes entrées et sorties sont à zéro puisqu'elles servent à comptabiliser les entrées et sorties de l'année en cours.

2 - Le " report à nouveau " ne doit pas être comptabilisé dans les entrées (recettes) de l'année.

3- La première pièce justificative est le Compte Rendu Financier de l'année précédente. Il vous permet de ne pas faire d'erreur sur le montant du "report à nouveau". Si ce montant ne correspond pas à celui du relevé TRESOFT ou CCP il faudra faire, ensuite, un correctif quand vous aurez trouvé l'origine de cette différence.

4 - La tenue du cahier pour ceux qui sont mutualisés semble un peu plus difficile. En fait, sur vos relevés CCP vous barrez (au crayon à papier pour que ça reste lisible) " VO OCCE 32 " et " VIR COMPTE ASSOCIE TOU ". Vous recopiez toutes les autres opérations sur le cahier de compte.
Cela correspond aux transactions entre le compte CCP et le compte TRESOFT.
Quand il n'y a qu'une opération dans la journée, on retrouve la même somme écrite 2 fois (par exemple un débit de chèque et la transaction de cette somme du compte TRESOFT au compte CCP pour que le chèque puisse être payé). S'il y a 2 ou 3 opérations la même journée sur le compte CCP, il n'y aura quand même qu'une transaction TRESOFT / CCP représentant la somme des opérations effectuées.

5 - Toute recette (ou dépense) doit être inscrite sur une ligne du cahier qu'elle se fasse en chèque ou en espèces.
Après avoir été placée en " caisse " ou " CCP ", elle est ventilée.
Pour éventuellement grouper l'argent reçu pour une manifestation ou la vente de la photo de classe par exemple et ne pas mettre une ligne par élève, on peut regrouper sur une feuille comportant la liste des enfants. On marque la somme versée par chacun en différenciant chèque ou espèces.

C'est le résultat global qui est reporté sur le livre de compte : un nombre pour la caisse et un nombre pour les chèques.

6 - A la fin de chaque page, les totaux sont effectués (inscrivez les d'abord au crayon à papier), puis vous vérifiez dans l'ordre suivant :

- la correspondance du solde CCP avec celui du relevé,
- l'exactitude du solde caisse, si vous avez des espèces
- que la situation générale correspond bien au total du report à nouveau et des entrées diminué des sorties.
Ces vérifications sont correctes ? Vous pouvez continuer !
- que le total des entrées (page de gauche) correspond bien au total des comptes de produits (page de droite)
- que le total des sorties (page de gauche) correspond bien au total des comptes de charges (page de droite).

Lorque que tout est correct, vous reportez les totaux de bas de page sur la page suivante (ligne grisée).

7 - Atténuation de charges ou de produits

Dans le menu Pièces comptables, il y a deux boutons mystérieux :
- Nouvelle atténuation de charges
- Nouvelle atténuation de produits

Une atténuation de charges permet de comptabiliser le remboursement de tout ou partie d'une charge par une autre coopérative ou une association départementale.
Par exemple : la maternelle prend en charge une partie des frais payés par l'école élémentaire pour la fête de l'école.

Une atténuation de produits permet de comptabiliser un remboursement à des parents, en enlevant tout ou partie d'un produit correspondant. Cela évite de créer une charge (dépense) non justifiable.
Par exemple : la classe rembourse à des parents la participation à une sortie car l'enfant était malade ce jour là.

Attention au moment du changement de mandataire :
Le changement de mandataire peut entraîner des erreurs de comptabilité. Il est important pour démarrer l’exercice suivant que l’enseignant de la nouvelle année (année n) vérifie un certain nombre de point avant de commencer l’écriture des opérations, si possible avec le mandataire précédent (n-1). Normalement, le futur mandataire (de l'année n) doit être en possession du CRF (Compte-Rendu Financier) de l'année qui se termine (n-1), clôturé définitivement ou provisoirement.
- S’assurer de la date de clôture de CRF n-1 : 30 juin , 31 juillet ou 31 août. La somme disponible ce jour là, doit être égale au relevé postal ou bancaire de cette date là. Commencer l’exercice n à cette date.
- Si des opérations prévues sur le cahier de comptabilité n’apparaissent pas dans les relevés (donc dans le CRF n-1), les rajouter dès le début de l’exercice n qui commence. À l’inverse, les dépenses prévues doivent être mises en recettes et les recettes en dépenses. Il faudra les inscrire dans le nouvel exercice (n) dès qu’elles apparaîtront sur les relevés.
- Bien vérifier que le report à-nouveau que vous inscrivez comme première opération de l'année soit rigoureusement identique au total de l’actif (et du passif) du CRF précédent.
Attention le total de l’actif n-1 ne correspond à la somme disponible pour n que si toutes les dépenses ont été inscrites sur le cahier et si elles ont été portées sur les relevés postaux ou bancaires. Pour bien commencer l’année et éviter des recherches fastidieuses plus tard, contactez le siège (05.62.61.27.85) au moindre problème ou à la moindre incompréhension.